SharePoint: das neue Informations-System

SharePoint ist vereinfacht ausgedrückt der Nachfolger für die bisher bekannte Dateiablage, die es im Windows Explorer mit Ordnern und Unterordnern gibt. Es ist eine völlig neue und innovative Art, Dateien abzulegen und im Team innerhalb eines Unternehmens zu organisieren. Dargestellt wird das neue System wie eine Website über den Browser.

Es beginnt damit, dass es in SharePoint die bekannten Ordner so nicht mehr gibt. Anstelle dessen speichert man die Datei in einer großen Datenbank und vergibt ihr Attribute und Eigenschaften, mit der sie sich dann wieder rasch auffinden lässt - ein bisschen so, wie wenn man mit Google nach Infos sucht. SharePoint kann unterschiedliche Versionen einer Datei verwalten, damit entfällt das bisher umständliche Abspeichern unter immer neuen Dateinamen.

SharePoint: Das neue System für die Teamarbeit im Unternehmen

Sinnvoll ist die Möglichkeit, sich eine individuelle Ansicht auf die ganze Dateiablage zu bauen. Sind z.B. alle Dokumente nach Kundenprojekten organisiert, mit Unterbereichen wie "Vertrieb", "Controlling" etc. kann der Vertriebskollege seine Ansicht so zusammenstellen, dass er aus jedem Projekt nur die Dateien aus dem Bereich "Vertrieb" sieht. Der Kollege aus der Finanzabteilung kann dagegen seine Ansicht mit den Unterbereichen "Controlling" zusammenstellen. Damit entfällt das lästige Durchklicken durch die vielen verschiedenen Ordner und Unterordner.

Mit SharePoint ist es ausserdem möglich, einen z.B. extern sitzenden Kunden in einen Teilbereich der Ablage mit einzubinden. So kann man während des Projektes zeitgleich an gemeinsamen Dokumenten arbeiten - ohne lästiges hin- und herschicken per E-Mail.

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